Como recolho o documento de identificação e os dados de registo dos hóspedes antes da chegada?
Última atualização:
Resposta breve
Transforme isto numa tarefa explícita e com data, em vez de uma linha perdida na sua mensagem de boas-vindas: diga ao hóspede o que precisa, até quando, e deixe-o confirmar que já enviou. Peça com semanas de antecedência, separadamente das suas instruções de check-in, para que uma digitalização do passaporte em falta não seja descoberta na véspera da chegada.
Vários países exigem que os anfitriões recolham e comuniquem os dados de identificação dos hóspedes, e as regras variam por país e região — verifique o que se aplica onde a sua propriedade está situada. Seja qual for a sua obrigação, não precisa de guardar o documento dentro do seu software de gestão: o Stayem acompanha o pedido, a confirmação do hóspede e o seu comprovativo de receção, enquanto o ficheiro em si fica onde o hóspede o enviou.
Porque falha a abordagem habitual
A maioria dos proprietários coloca o pedido na mesma mensagem longa com o código da porta e a palavra-passe do wifi. Os hóspedes leem os detalhes de chegada e não reparam no pedido, por isso o proprietário volta a enviar a mesma mensagem dois dias antes da chegada, e muitas vezes acaba por copiar fotos do passaporte do WhatsApp na própria manhã do check-in.
A solução é estrutural, não um tom mais firme: separe o pedido da informação de chegada, dê-lhe um prazo, e torne a resposta do hóspede visível para si.
Dois tipos de pedido, e porque a diferença importa
Vale a pena saber qual dos dois está a fazer, porque resolvem-se de forma diferente:
- Algo que o hóspede lhe envia — fotos do passaporte, um formulário assinado. O toque em «Já enviei» é a afirmação do hóspede; só a sua confirmação regista que realmente chegou.
- Algo que o hóspede aceita aqui — regras da casa, um contrato de arrendamento. O toque com hora registada é o registo, e não há nada para confirmar depois.
Uma configuração que funciona
No Stayem, o registo de hóspedes é um item próprio antes da chegada em vez de fazer parte das suas instruções de check-in, por isso pode sair com semanas de antecedência enquanto os detalhes de chegada ficam retidos até o check-in se aproximar. Marque o item como uma ação, defina o prazo em dias antes do check-in, e o hóspede vê-o com um botão para confirmar.
A partir daí funciona sozinho: os hóspedes recebem um lembrete no dia do seu prazo e novamente dois dias antes da chegada; é notificado quando um hóspede diz que enviou algo, e mais uma vez no seu dia de alerta se ainda não estiver confirmado. Cada reserva mostra o estado de cada requisito, com controlos para o marcar como recebido ou não, e pode reabrir uma confirmação a qualquer momento.
Quem pode ver
Os documentos de identificação não são assunto da sua equipa de limpeza. Cada requisito é apenas seu ou partilhado com o seu gestor no local, por isso pode deixar que um gestor veja que a papelada de chegada está feita sem expor os detalhes. Quando um hóspede reencaminha a sua estadia para acompanhantes de viagem, os acompanhantes veem o pedido mas não respondem por todo o grupo, e nunca veem a informação pessoal do hóspede principal.
O Stayem nunca guarda o documento em si: a foto fica onde o hóspede a enviou, e o Stayem guarda apenas o registo de como está a situação. As suas próprias obrigações de conservação e comunicação dos dados dos hóspedes continuam a aplicar-se — esta página não é aconselhamento jurídico.
Perguntas frequentes
É legal pedir o passaporte aos hóspedes?
Os anfitriões em vários países são obrigados a recolher os dados de identificação dos hóspedes e a comunicá-los, e os pormenores — quem deve ser registado, o que é recolhido, com quanta antecedência, e por quanto tempo é guardado — variam por país e região. Verifique as regras que se aplicam onde a sua propriedade está situada, e não recolha mais do que o exigido.
Onde deve ser guardado o documento em si?
Num sítio que controle e do qual possa apagá-lo, apenas pelo tempo que as suas regras locais exigirem. O Stayem, deliberadamente, não o guarda: manter documentos de identificação é uma responsabilidade, por isso quanto menos software guardar uma cópia, melhor.
Com quanta antecedência devo pedir?
O suficiente para que um documento em falta não seja um problema no dia da chegada — algumas semanas é comum. Como o pedido está separado das suas instruções de check-in, pedir cedo não significa revelar os códigos da porta demasiado cedo.
O que acontece se o hóspede nunca responder?
O requisito continua a aparecer como pendente, os hóspedes recebem um lembrete dois dias antes da chegada, e recebe um alerta se ainda não estiver confirmado, para que possa insistir uma única vez, pessoalmente, em vez de andar atento.
Peça uma vez, depois pare de insistir
Tarefas antes da chegada com prazos, lembretes e um registo claro. Gratuito para começar, sem cartão de crédito.
Começar grátis