Come traccio entrate e uscite di una casa vacanza?
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Risposta breve
Registra i ricavi di ogni prenotazione nel mese a cui appartengono, tieni i tuoi costi su voci fisse (pulizie, utenze, assicurazione, manutenzione, interessi sul mutuo), e separa tre cose facili da confondere: utile, cassa e tasse.
Un foglio di calcolo basta finché l'anno non si complica. Stayem costruisce lo stesso foglio a partire dalle prenotazioni che hai già registrato: ricavi per prenotazione lungo dodici mesi, una griglia di costi con 21 voci già pronte per le case vacanza, un conto economico, una vista di cassa, e un export Excel con un tocco, con formule vive.
Cosa registrare per ogni prenotazione
Qualunque strumento tu usi, una prenotazione ha bisogno di abbastanza dettagli per rispondere a domande poste un anno dopo:
- Le date del soggiorno e il numero di notti — un soggiorno a cavallo di Capodanno appartiene in parte a ciascun anno fiscale.
- Affitto ed extra separatamente: le spese di pulizia, il riscaldamento della piscina o il check-out posticipato non sono ricavi da alloggio.
- Da dove è arrivata la prenotazione, così vedi cosa porta davvero ogni piattaforma.
- Cosa è arrivato e cosa resta dovuto, con la data in cui il denaro è stato ricevuto.
- La valuta di ogni importo, se ne accetti più di una.
Le voci di costo che vale la pena tenere
Raggruppa i costi per quello che realmente sono, perché è questo che trasforma un totale in una cifra di utile:
- Costi di gestione: pulizie, lavanderia, utenze, internet, piscina e giardino, manutenzione, assicurazione, tasse locali, marketing.
- Costo del denaro: interessi sul mutuo e commissioni bancarie — questi riducono l'utile.
- Capitale: arredi, attrezzature, un tetto nuovo, e i rimborsi di capitale del mutuo — questo non riduce l'utile, ma esce comunque dal tuo conto in banca.
Utile e cassa sono risposte diverse
Una struttura può mostrare un utile e comunque lasciare il tuo conto più basso a fine anno, perché i rimborsi di capitale e gli acquisti di attrezzature sono uscite di cassa senza essere costi. Questa unica differenza spiega la maggior parte della confusione dei proprietari, quindi tieni entrambe le viste: un conto economico per il tuo commercialista, e una vista di cassa mese per mese per te stesso.
Le tasse sono la terza cosa. Le regole variano per paese e per come detieni la proprietà, quindi Stayem non le calcola mai: tu digiti quanto devi e questo confluisce nel conto economico. Niente di tutto ciò è consulenza contabile — è il tuo commercialista a decidere il trattamento.
Come funziona con Stayem
Poiché le tue prenotazioni sono già in Stayem, l'anno si assembla da sé. Scegli se il ricavo conta in base alle notti soggiornate o a quando arriva il denaro, e il foglio si legge come lo vuole il tuo commercialista. Il denaro ricevuto appare in testo normale, quello ancora dovuto in grigio, così vedi cosa è un fatto e cosa è una promessa.
Sotto si trovano il conto economico (ricavi lordi, costi di gestione, ammortamento degli arredi, tasse che hai digitato, costo del denaro, utile dopo le tasse, rendimento netto) e la vista di cassa, con il movimento cumulato da gennaio. Un tocco esporta l'anno su Excel, con formule vive così il file funziona ancora dopo che lo modifichi, e una seconda scheda con le statistiche dell'anno.
Domande frequenti
Posso semplicemente usare un foglio di calcolo?
Sì, e molti proprietari dovrebbero farlo. Un foglio di calcolo smette di bastare quando le prenotazioni arrivano da più piattaforme in valute diverse e inizi a ridigitare la stessa prenotazione al suo interno. Il vantaggio di farlo in Stayem è che le prenotazioni sono già lì.
Stayem calcola le mie tasse?
No, di proposito. Le regole fiscali variano per paese e per struttura di proprietà, quindi una formula sarebbe sbagliata per qualcuno. Tu digiti la tassa sull'attività e il conto economico usa la tua cifra.
Come va contato un soggiorno a cavallo di Capodanno?
Va diviso. Stayem distribuisce il ricavo di quella prenotazione in proporzione tra i due anni quando conti il ricavo in base alle notti soggiornate, oppure lo mette nell'anno in cui è arrivato il denaro se conti per cassa.
Posso dare il file al mio commercialista?
Sì. L'export Excel contiene ogni prenotazione con date e canale, le voci di costo raggruppate come le raggrupperebbe un commercialista, il conto economico e la cassa, tutti con le stesse dodici colonne mensili. Il file registra quale criterio lo ha prodotto, così ha ancora senso mesi dopo.
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