Comment collecter la pièce d'identité et les informations d'enregistrement des voyageurs avant l'arrivée ?
Dernière mise à jour:
Réponse courte
Faites-en une tâche explicite et datée plutôt qu'une ligne noyée dans votre message de bienvenue : dites au voyageur ce dont vous avez besoin, pour quand, et laissez-le confirmer qu'il l'a envoyé. Demandez des semaines à l'avance, séparément de vos instructions d'arrivée, pour qu'un scan de passeport manquant ne se découvre pas la veille de l'arrivée.
Plusieurs pays imposent aux hôtes de collecter et de déclarer les informations d'identité de leurs voyageurs, et les règles varient selon le pays et la région — vérifiez ce qui s'applique là où se trouve votre propriété. Quelle que soit votre obligation, vous n'avez pas besoin de conserver le document dans votre logiciel de location : Stayem suit la demande, la confirmation du voyageur et votre accusé de réception, tandis que le fichier lui-même reste là où le voyageur l'a envoyé.
Pourquoi l'approche habituelle échoue
La plupart des propriétaires placent la demande dans le même long message que le code de la porte et le mot de passe wifi. Les voyageurs lisent les détails d'arrivée et manquent la demande, alors le propriétaire renvoie le même message deux jours avant l'arrivée, et finit souvent par récupérer des photos de passeport sur WhatsApp le matin même du check-in.
La solution est structurelle, pas un ton plus ferme : séparez la demande des informations d'arrivée, donnez-lui une échéance, et rendez la réponse du voyageur visible pour vous.
Deux types de demande, et pourquoi la différence compte
Il vaut la peine de savoir laquelle des deux vous faites, car elles se règlent différemment :
- Quelque chose que le voyageur vous envoie — des photos de passeport, un formulaire signé. Son clic sur « Je l'ai envoyé » est sa déclaration ; seule votre confirmation atteste que c'est réellement arrivé.
- Quelque chose que le voyageur accepte ici — règlement intérieur, contrat de location. Le clic horodaté fait foi, et vous n'avez rien à confirmer par la suite.
Une organisation qui fonctionne
Dans Stayem, l'enregistrement des voyageurs est un élément avant-arrivée à part entière plutôt qu'une partie de vos instructions d'arrivée, si bien qu'il peut partir des semaines à l'avance pendant que les informations d'arrivée restent retenues jusqu'à l'approche du check-in. Marquez l'élément comme une action, fixez l'échéance en jours avant le check-in, et le voyageur le voit avec un bouton pour confirmer.
Ensuite, cela tourne tout seul : les voyageurs reçoivent un rappel le jour de votre échéance puis à nouveau deux jours avant l'arrivée ; vous êtes averti quand un voyageur dit avoir envoyé quelque chose, et une fois de plus le jour de votre alerte si ce n'est toujours pas confirmé. Chaque réservation affiche l'état de chaque exigence, avec des commandes pour la marquer reçue ou non, et vous pouvez rouvrir une confirmation à tout moment.
Qui peut le voir
Les pièces d'identité ne regardent pas votre femme de ménage. Chaque exigence est soit réservée à vous seul, soit partagée avec votre gestionnaire sur place, pour que vous puissiez laisser un gestionnaire voir que les formalités d'arrivée sont faites sans exposer les détails. Quand un voyageur transfère son séjour à des compagnons de voyage, les compagnons voient la demande mais ne répondent pas pour tout le groupe, et ne voient jamais les informations personnelles du voyageur principal.
Stayem ne stocke jamais le document lui-même : la photo reste là où le voyageur l'a envoyée, et Stayem ne garde que la trace de l'état des choses. Vos propres obligations de conservation et de déclaration des données des voyageurs continuent de s'appliquer — cette page n'est pas un conseil juridique.
Questions fréquentes
Est-il légal de demander leur passeport aux voyageurs ?
Les hôtes de plusieurs pays sont tenus de collecter les informations d'identité des voyageurs et de les déclarer, et les détails — qui doit être enregistré, ce qui est collecté, sous quel délai, et combien de temps c'est conservé — varient selon le pays et la région. Vérifiez les règles qui s'appliquent là où se trouve votre propriété, et ne collectez pas plus que ce qu'elles exigent.
Où le document lui-même doit-il être conservé ?
Quelque part que vous contrôlez et dont vous pouvez supprimer les données, aussi longtemps seulement que vos règles locales l'exigent. Stayem, délibérément, ne le stocke pas : conserver des pièces d'identité est une responsabilité, donc moins il y a de logiciels qui en gardent une copie, mieux c'est.
Combien de temps à l'avance dois-je demander ?
Assez tôt pour qu'un document manquant ne devienne pas un problème le jour de l'arrivée — quelques semaines est courant. Comme la demande est séparée de vos instructions d'arrivée, demander tôt ne signifie pas révéler les codes de porte trop tôt.
Que se passe-t-il si le voyageur ne répond jamais ?
L'exigence continue de s'afficher comme en attente, les voyageurs reçoivent un rappel deux jours avant l'arrivée, et vous recevez une alerte si ce n'est toujours pas confirmé, pour que vous puissiez relancer une seule fois, personnellement, au lieu de surveiller la situation.
Demandez une fois, puis arrêtez de relancer
Des tâches avant-arrivée avec échéances, rappels et un suivi clair. Gratuit pour commencer, pas de carte de crédit.
Commencer gratuitement