¿Cómo recojo el documento de identidad y los datos de registro de los huéspedes antes de la llegada?
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Respuesta breve
Conviértalo en una tarea explícita y con fecha, en lugar de una línea perdida en su mensaje de bienvenida: diga al huésped qué necesita, para cuándo, y deje que confirme que lo ha enviado. Pídalo con semanas de antelación, por separado de sus instrucciones de check-in, para que un escaneo de pasaporte que falte no se descubra la noche antes de la llegada.
Varios países exigen a los anfitriones recoger y comunicar los datos de identidad de los huéspedes, y las normas varían según el país y la región — compruebe lo que se aplica donde está su propiedad. Sea cual sea su obligación, no necesita guardar el documento dentro de su software de alquiler: Stayem hace seguimiento de la petición, de la confirmación del huésped y de su acuse de recibo, mientras el archivo en sí permanece donde el huésped lo envió.
Por qué falla el enfoque habitual
La mayoría de los propietarios ponen la petición en el mismo mensaje largo que el código de la puerta y la contraseña del wifi. Los huéspedes leen los datos de llegada y pasan por alto la petición, así que el propietario envía el mismo mensaje otra vez dos días antes de la llegada, y a menudo acaba copiando fotos del pasaporte de WhatsApp la misma mañana del check-in.
La solución es estructural, no un tono más firme: separe la petición de la información de llegada, póngale una fecha límite, y haga visible para usted la respuesta del huésped.
Dos tipos de petición, y por qué importa la diferencia
Vale la pena saber cuál de las dos está haciendo, porque se resuelven de forma distinta:
- Algo que el huésped le envía — fotos del pasaporte, un formulario firmado. Su toque en «Lo he enviado» es su declaración; solo su confirmación registra que realmente llegó.
- Algo que el huésped acepta aquí — normas de la casa, un contrato de alquiler. El toque con marca de tiempo es el registro, y no hay nada que usted deba confirmar después.
Una configuración que funciona
En Stayem, el registro de huéspedes es un elemento propio previo a la llegada en lugar de formar parte de sus instrucciones de check-in, así que puede enviarse con semanas de antelación mientras los datos de llegada se retienen hasta que se acerca el check-in. Marque el elemento como una acción, fije la fecha límite en días antes del check-in, y el huésped lo ve con un botón para confirmar.
A partir de ahí funciona solo: se recuerda a los huéspedes en su fecha límite y de nuevo dos días antes de la llegada; a usted se le avisa cuando un huésped dice que ha enviado algo, y una vez más en su día de alerta si aún no está confirmado. Cada reserva muestra el estado de cada requisito, con controles para marcarlo como recibido o no, y puede reabrir una confirmación en cualquier momento.
Quién puede verlo
Los documentos de identidad no son asunto de su personal de limpieza. Cada requisito es solo suyo o se comparte con su gestor in situ, así que puede dejar que un gestor vea que el papeleo de llegada está hecho sin exponer los detalles. Cuando un huésped reenvía su estancia a acompañantes de viaje, los acompañantes ven la petición pero no responden por todo el grupo, y nunca ven la información personal del huésped principal.
Stayem nunca guarda el documento en sí: la foto permanece donde el huésped la envió, y Stayem solo conserva el registro de cómo está la situación. Sus propias obligaciones de conservar y comunicar los datos de los huéspedes siguen aplicándose — esta página no es asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿Es legal pedir el pasaporte a los huéspedes?
Los anfitriones de varios países están obligados a recoger los datos de identidad de los huéspedes y a comunicarlos, y los detalles — quién debe registrarse, qué se recoge, con cuánta antelación, y cuánto tiempo se conserva — varían según el país y la región. Compruebe las normas que se aplican donde está su propiedad, y no recoja más de lo que exigen.
¿Dónde debería guardarse el documento en sí?
En algún sitio que usted controle y del que pueda borrarlo, solo durante el tiempo que exijan sus normas locales. Stayem, a propósito, no lo guarda: mantener documentos de identidad es una responsabilidad, así que cuanto menos software conserve una copia, mejor.
¿Con cuánta antelación debería pedirlo?
Con la suficiente para que un documento que falte no sea un problema el día de la llegada — unas semanas es lo habitual. Como la petición está separada de sus instrucciones de check-in, pedirlo pronto no significa revelar los códigos de la puerta demasiado pronto.
¿Qué pasa si el huésped nunca responde?
El requisito sigue apareciendo como pendiente, los huéspedes reciben un recordatorio dos días antes de la llegada, y a usted le llega una alerta si sigue sin confirmar, así que puede reclamarlo una sola vez, personalmente, en lugar de estar pendiente.
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