¿Cómo cobro un depósito y el saldo en una reserva directa?
Última actualización:
Respuesta breve
Fije las condiciones una vez, por propiedad: un porcentaje de depósito que reserva las fechas, de uno a tres plazos, cuántos días antes de la llegada vence el saldo, un depósito de daños opcional, y qué divisas acepta. Después, cada reserva recibe el mismo plan de pagos sin que tenga que recalcularlo.
Envíe al huésped un único documento que muestre la estancia, el desglose de costes, el plan de pagos con fechas y sus datos bancarios, para que sepa exactamente qué pagar y cuándo. En Stayem ese documento es una factura pro forma compartida por un enlace seguro; el dinero va a su propia cuenta bancaria — Stayem registra los pagos en lugar de procesarlos.
Las condiciones que decidir una sola vez
Son decisiones comerciales, y merece la pena tomarlas de forma deliberada en lugar de reserva por reserva:
- El depósito: un porcentaje del total, cobrado para reservar las fechas. Lo habitual es entre el 25% y el 30%, pero la decisión es suya.
- El saldo: vence un número fijo de días antes del check-in, para que un pago tardío sea visible mientras aún puede actuar.
- Los plazos: para una estancia larga o cara, dividir el saldo en dos es más fácil para el huésped.
- Un depósito de daños: reembolsable después del check-out, y anunciado con claridad desde el principio.
- Sus condiciones de cancelación y reembolso, escritas antes de cobrar.
Lo que el huésped debería recibir
Una confirmación que no deja nada a la interpretación evita la mayoría de las reclamaciones de pago:
- Para quién es, qué propiedad, y las fechas exactas de la estancia.
- El coste desglosado: alquiler, extras, cualquier depósito de daños, y el total.
- Cada importe con su fecha de vencimiento, no solo un total.
- Cómo pagar — sus datos de transferencia bancaria, indicados siempre de la misma forma.
- Qué ocurre si cancela.
Llevar el control cuando el dinero empieza a llegar
El trabajo no es cobrar el depósito; es saber, en agosto, cuál de once reservas aún debe un saldo. Registre cada pago en cuanto llega, contra la reserva y el plazo que salda, y mantenga visible una diferencia cuando alguien paga un poco menos de lo pedido.
En Stayem cada reserva lleva su plan de pagos; usted marca los pagos como recibidos, los pagos incompletos siguen visibles, los extras se controlan aparte del alquiler, y una reserva solo se lee como liquidada cuando todo ha llegado. Cuando una estancia está pagada por completo, la factura pro forma se convierte en un recibo: los datos bancarios desaparecen y cada línea muestra la fecha en que se pagó.
Extras, y reservas de plataforma que solo implican extras
Los extras — calefacción de la piscina, check-out tardío, traslado al aeropuerto, huéspedes adicionales — merece la pena facturarlos aparte del alquiler para que sus ingresos se mantengan claros. Stayem guarda su propio catálogo con precios por defecto, y puede tarificar un extra de forma distinta en invierno o en una estancia corta.
También cubre el caso en que una plataforma cobró el alquiler y usted solo cobra los extras: el documento se lee como una confirmación de estancia con el alojamiento marcado como pagado a través de la plataforma, llevando solo su menú de extras opcionales, sin un plan de pagos vacío.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto depósito debería pedir?
La mayoría de los propietarios piden entre el 25% y el 30% del total para reservar las fechas, con el saldo pendiente entre dos y seis semanas antes de la llegada. La cifra correcta depende de su temporada, de con cuánta antelación tiene reservas y de sus condiciones de cancelación — es una decisión comercial, no una norma.
¿Stayem cobra el pago?
No. Stayem genera el plan de pagos y el documento con sus propios datos de transferencia bancaria, y registra lo que llega. El dinero se mueve entre su huésped y su banco, así que no hay comisión de pago de por medio.
¿Qué pasa si el huésped paga menos del importe debido?
Registre lo que realmente llegó. La reserva sigue mostrando la diferencia pendiente en lugar de leerse como liquidada, así que se detecta antes del check-in en vez de a final de año.
¿Puedo enviar el plan de pagos en el idioma del huésped?
Sí. El enlace de la factura pro forma compartida se muestra en el idioma del huésped, y no necesita cuenta ni aplicación.
Un plan por reserva, enviado con un toque
Fije sus condiciones una vez y deje que cada reserva las siga. Gratis para empezar, sin tarjeta de crédito.
Empezar gratis